Laag hangend fruit plukken met korte terugverdientijd


Vorige week had ik een gesprek met een klant die op zoek was naar een manier om zijn manueel werk in excel te optimaliseren. Deze klant verkoopt multifunctionele copiers met onderhoudscontracten. De onderhoudscontracten worden bijgehouden in excel. Elk onderhoudscontract moeten dan worden uitgesplitst met een lijn per kwartaal voor de duur van het onderhoudscontract. Voor elk van deze detaillijnen moet dan worden gekeken wat de kost- en verkoopsprijs is, op basis van enkele onderhoudscontract templates.

20 minuten manueel werk per onderhoudscontract

Op dit moment doet hij dit manueel, door de lijn van het onderhoudscontract te kopiëren en dan via de ‘uitvul’ functie te verspreiden voor de hele duurtijd van het onderhoudscontract. Daarna gaat hij manueel kijken in welk kwartaal welke acties moeten worden uitgevoerd en welke kost- en verkoopsprijs hier tegenover staat. Per nieuw onderhoudscontract was hij hier 20 minuten mee bezig en kwam hij achteraf soms tot de conclusie dat hij wel eens een fout maakte die ervoor zorgde dat hij geen correcte factuur kon maken.

1 maand terugverdientijd

Samen hebben we dit proces geanalyseerd en hebben een excel macro opgezet met wat vba code, waardoor dit proces nu met een druk op de knop kan worden uitgevoerd. Waar hij vroeger 20 minuten mee bezig was, deed hij nu op minder dan 5 minuten. Aangezien hij gemiddeld een 20-tal onderhoudscontracten per maand verkoopt, bespaart hij hiermee 5 uur per maand uit.

De analyse en ontwikkeling van de macro duurde 4 uur, dus na minder dan één maand was zijn investering terugverdiend. Vanaf dan bespaarde hij per maand telkens een vijftal uur uit, welke hij nu kan besteden aan andere, meer productieve zaken.

Verder optimaliseren

Als volgende stap gaan we nu kijken hoe we de koppeling naar zijn facturatieprogramma kunnen optimaliseren, zodat ook daar tijd wordt uitgespaard en er minder fouten gebeuren.

Benieuwd of jij ook voordeel kan halen uit een proces optimalisatie door je excel te automatiseren? Contacteer me dan voor een vrijblijvende kennismaking.

Als je dit artikel waardevol vindt, zou ik het leuk vinden als je dit deelt met je netwerk zodat ook zij voordeel kunnen halen uit deze kennis. Heb je nood aan meer feedback, laat dan je commentaar achter of stuur mij een e-mail.


RSS Feed