Betaalt u 824,40 € per jaar voor het afdrukken van uw facturen?


Als je gebruik maakt van een extern boekhoudkantoor, dan gebruikt u vermoedelijk niet hetzelfde softwarepakket als uw boekhouder. U gebruikt pakket X om uw offertes en facturen te maken en uw boekhouder gebruikt pakket Y om uw facturen in te boeken en de boekhouding te doen. Elke maand of elk kwartaal drukt u al uw uitgaande facturen af voor uw boekhouder, zodat hij deze opnieuw kan ingeven. Dit ruikt naar een mogelijkheid om efficiëntie te winnen.

824,40 € per jaar

Stel je hebt 50 uitgaande facturen per maand. Wat kost dit?

  • afdrukken:0,02 €

  • je printpapier: 0,01 €

  • je boekhouder voor het verwerken van 50 facturen: 65 euro

  • kosten aan postzegels en enveloppen: 2,20 €

Hierdoor kost het afprinten en manueel opnieuw ingeven door je boekhouder van je uitgaande facturen, je gemakkelijk

  • 1,37 € per factuur

  • 68,70€ per maand

  • 824,40 € per jaar

Hou je rekening met deze kosten?

Elektronische factuur

Een eerste manier om deze verborgen kost te minimaliseren is gebruik maken van elektronische facturatie. Nadat je je elektronische factuur hebt gestuurd naar je klant, kan je deze ook versturen naar je boekhouder. Hij kan ze automatisch inlezen en ze worden automatisch verwerkt in zijn boekhoudsoftware. Buiten de eenmalige investering om jou software elektronische facturen te laten versturen, kost dit je verder (bijna) niets meer. Vraag dus na aan je huidige software leverancier wat de mogelijkheden rond e-facturatie zijn.

Facturen exporteren

Een andere mogelijkheid is om je facturen te exporteren naar een excel bestand, zodat je boekhouder deze kan inladen in zijn software pakket. Zijn manueel werk (om de facturen in te geven) wordt hierdoor beperkt. En je betaalt hem enkel om dingen te doen die meerwaarde hebben voor jouw bedrijf!

Bijvoorbeeld Teamleader, een online software systeem om offertes en facturen te maken, heeft deze mogelijkheid voorzien. Tegen een kostprijs van 0,10€ per factuur kan je deze exporteren naar excel. 1,37 € of 0,10 € per factuur een niet te onderschatten verschil. Kan jou softwarepakket dit ook? Bekijk met je huidige software leverancier en je boekhouder wat hierrond de mogelijkheden zijn.

Benieuwd of jou onderneming ook voordeel kan halen uit het beperken van manuele acties in je onderneming door proces optimalisatie? Contacteer me dan voor een vrijblijvende kennismaking.

Als je dit artikel waardevol vindt, zou ik het leuk vinden als je dit deelt met je netwerk zodat ook zij voordeel kunnen halen uit deze kennis. Heb je nood aan meer feedback, laat dan je commentaar achter of stuur mij een e-mail.

#Digitalisatie #Optimalisatie

RSS Feed