Uurtje factuurtje, maar toch geen winst!?


Iedere KMO voert soms wel eens werken uit in regie of op uurbasis. Uiteraard heel handig voor jou als KMO. Je loopt immers niet het risico van een slechte inschatting van de werken, elk gewerkt uur wordt gewoon gefactureerd. In theorie klopt deze redenering maar in de praktijk draait dit soms anders uit, want soms is de administratie rond deze projecten een verdoken kost die je resultaat danig naar beneden haalt.

Technieker met papieren werkbon

Zie bijvoorbeeld onderstaande scenario, waarbij de klant bepaalde werken besteld en er nog wordt gewerkt met een papieren werkbon.

[if gte vml 1]><v:shapetype id="_x0000_t75" coordsize="21600,21600" o:spt="75" o:preferrelative="t" path="m@4@5l@4@11@9@11@9@5xe" filled="f" stroked="f"> <v:stroke joinstyle="miter"></v:stroke> <v:formulas> <v:f eqn="if lineDrawn pixelLineWidth 0"></v:f> <v:f eqn="sum @0 1 0"></v:f> <v:f eqn="sum 0 0 @1"></v:f> <v:f eqn="prod @2 1 2"></v:f> <v:f eqn="prod @3 21600 pixelWidth"></v:f> <v:f eqn="prod @3 21600 pixelHeight"></v:f> <v:f eqn="sum @0 0 1"></v:f> <v:f eqn="prod @6 1 2"></v:f> <v:f eqn="prod @7 21600 pixelWidth"></v:f> <v:f eqn="sum @8 21600 0"></v:f> <v:f eqn="prod @7 21600 pixelHeight"></v:f> <v:f eqn="sum @10 21600 0"></v:f> </v:formulas> <v:path o:extrusionok="f" gradientshapeok="t" o:connecttype="rect"></v:path> <o:lock v:ext="edit" aspectratio="t"></o:lock> </v:shapetype><v:shape id="_x0000_i1025" type="#_x0000_t75" style='width:453pt; height:206.25pt'> <v:imagedata src="file:///C:/Users/thijs/AppData/Local/Packages/oice_16_974fa576_32c1d314_4af/AC/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png" o:title="Proces manuele werkbon"></v:imagedata> </v:shape><![endif][if !vml][endif]

6.250 € per jaar

Zoals je kan zien, zijn er heel veel stappen nodig om tot een opgestuurde factuur te komen. Het feit dat een werkbon moet worden overgetypt in het facturatiesysteem op zich is al een hele administratieve kost. De gehele administratieve rompslomp kost je al snel een half uur werk. Stel dat je zo 10 werkbonnen per week moet verwerken, dan is dit een kost van 5 uur per week. Aan een uurtarief van 25 € per uur, is dit 125€ per week of 6.250€ per jaar.

Werkbon digitaliseren

Stel dat je de papieren werkbon zou vervangen door een applicatie op een tablet/smartphone. De uitvoerder vult die in en de werkbon komt automatisch in het facturatiesysteem terecht. Na de werken hoeft gewoon de factuur de te worden gegenereerd, met een druk op de knop.

50% besparen

Door je proces te optimaliseren kan je het aantal stappen in je proces verminderen. Door het te digitaliseren kan je het aantal manuele taken beperken en dus kosten besparen in je administratie. Daarnaast daalt de kans op fouten en kan je sneller factureren. Je kan alleen al in het verwerken van de werkbonnen makkelijk 50% besparen van je administratieve kost.

Stijgende winstmarges

Met dezelfde omzet kan je dus hogere winstmarges behalen. De investering in de applicatie op de tablet of smartphone zal snel terugverdiend zijn door deze besparing van 3.125€ per jaar.

Stel je voor welke besparingen je kan realiseren als je het proces nog verder aanpakt, zoals met digitale facturen!

Benieuwd of jou onderneming ook voordeel kan halen uit een proces optimalisatie en digitalisatie? Contacteer me dan voor een vrijblijvende kennismaking.

Als je dit artikel waardevol vindt, zou ik het leuk vinden als je dit deelt met je netwerk zodat ook zij voordeel kunnen halen uit deze kennis. Heb je nood aan meer feedback, laat dan je commentaar achter of stuur mij een e-mail.

#Digitalisatie #Optimalisatie

RSS Feed